Herhalende gedragspatronen aanpakken In de praktijk komt het nogal eens voor: een werknemer die steeds niet doet wat zijn leidinggevende hem vraagt. Terwijl dit leidt tot gevaarlijke situaties. Hoe komt dat en kan het ook anders?
Nog een keer vertellen
Meestal wordt een medewerker of een team aangesproken op het gedrag door ze te vertellen wat ze anders moeten doen. Leidinggevende zeggen nu vaak: ”Ja hoor, ik heb hem aangesproken op zijn gedrag”. Dit betekent meestal dat ze hebben gezegd: “Doe je veiligheidsschoenen aan als je in de werkplaats bent”. Dit is niet het aanspreken
dat gedragsverandering teweeg gaat brengen. Feitelijk is dit iemand vertellen wat hij moet doen of laten. Het daadwerkelijk veranderen van het gedrag van een medewerker of team kun je bereiken door het ik-ik-jij-wij-model (zie figuur) toe te passen.
Echt aanspreken
Dit model vergt wel meer vaardigheden dan alleen het uitspreken van de woorden, maar het is een krachtig middel om hardnekkig onveilig gedrag aan te pakken.
Het ik-ik-jij-wij-model is vooral goed toepasbaar wanneer medewerkers een herhalend gedragspatroon laten zien dat onveilige
situaties oplevert. Wanneer er kennis is over de risico’s en de beheersmaatregelen bij de werknemer, dan is het model een goed methode om de verantwoordelijkheid voor het oplossen van de situatie bij de ander neer te leggen.
Basisvaardigheden
Om het aanspreekmodel te gebruiken zijn de volgende vaardigheden belangrijk:
» Objectief feedback kunnen formuleren zonder oordeel (stap 1)
» Eerlijk zijn over wat het gedrag van de ander met jou doet (stap 2)
» Aandachtg luisteren en doorvragen om de belemmeringen van de
ander aan te horen (stap 3)
» Algemeen: voor een goed resultaat is het nodig dat u uw eigen mening en advies achterwege laat. Je moet oprecht aandacht hebben voor de ander.
Met ‘zonder oordeel’ wordt niet bedoeld: “Je weet toch dat geen helm dragen onveilig is!” of “We hebben gisteren toch een toolbox gegeven over LOTOTO? Dus doe nou wat we je daar hebben uitgelegd, anders geef ik een waarschuwing”.
Wanneer je gaat oefenen met het toepassen van het aanspreekmodel is het verstandig niet meteen te gaan oefenen op de moeilijkste persoon van het bedrijf. Begin klein en bij wat veilig voelt. Als u het eerste succes te pakken hebt, kunt je het vaker gaan toepassen.
Stap 1: Ik hoor, ik zie
De eerste stap is dat u de medewerker observeert en dit kuntvertalen in feitelijkheden (geen interpretaties, aannames of meningen):
1.“Ik zie dat je de veiligheidsbril wel gebruikt als ik uit de werkplaats loop. Maar als ik weg ben zet je hem weer af.”
2.“Ik zie dat als ik het agendapunt veiligheid inbreng, jij begint te zuchten.”
3.“Ik zie dat je de machine niet veiligstelt voordat je met je hand erin gaat.”
Stap 2: Dit doet het met mij
Ga bij jezelf te rade (al vóór stap 1) wat het gedrag van die ander met jou doet, hoe het voor jouw voelt. “Wat het met mij doet is ……:
……. dat ik bezorgd ben over jouw gezondheid. Want je kunt zo heel gemakkelijk zwavelzuur in je ogen krijgen en dat wil ik voorkomen.”
… is dat ik mij niet serieus genomen voel.”
… is dat ik voel dat ik boos word, want ik heb het je vanmorgen in de toolbox nog uitgelegd.”
Stap 3: Hoe is dat voor jou?
Nu leggen we de verantwoordelijkheid bij de ander en stelt u
alleen de vraag: “Hoe is dat voor jou?”. Daarna geeft u de ander de ruimte om te reageren. En die gaat gegarandeerd reageren. Wees oprecht geïnteresseerd in de ander door heel goed te luisteren en niet bezig te zijn met uw eigen gedachten, adviezen en oplossingen. De antwoorden die u gaat krijgen hebben te maken met belemmeringen, die ervoor zorgen dat die persoon niet het gewenste veilige gedrag kan laten zien. Gaat
de ander in discussie of wijst hij naar anderen? Breng het gesprek dan bij hem terug: het gaat over hem en niet over die ander. Zorg ervoor dat het gesprek altijd respectvol is.
Stap 4: Ombuigen naar acties
Onthoud de argumenten die uw gesprekspartner in stap 3 heeft genoemd over waarom hij het gewenste gedrag niet kan laten zien. Buig deze argumenten samen om naar heldere acties die direct de belemmeringen oplossen. Want zo maakt u direct afspraken waar u op terug kunt vallen. Leg vooral de verantwoordelijkheid bij de ander neer over wat er gaat gebeuren.
Hogere veiligheidsdoelen
Wanneer je merkt dat dit model werkt, kun je stap 2 ook uitbreiden door naast jouw eigen gevoel ook de hogere veiligheidsdoelen te benoemen. En vooral te schetsen wat de toekomst gaat brengen. “Stel dat we allemaal geen veiligheidsbril dragen bij het
werken met zwavelzuur, wat gebeurt er dan?” Of: “Als we geen valbeveiliging gebruiken op de momenten dat het moet, wat gebeurt er dan?” Vervolgens laat u de ander antwoord geven.
Afspraken
De afronding van het aanspreken gebeurt door heldere afspraken te maken waar alle betrokken partijen zich aan kunnen houden. Heeft bijvoorbeeld een leidinggevende een belangrijk actiepunt, vraag die dan om bij het gesprek aan te sluiten. Laat
hen daar samen over praten, zodat zij hierin hun verantwoordelijkheid kunnen nemen.
Cultuurdoorbrekend
Het gebruik van het ik-ik-jij-wij-model kan culturen doorbreken. De voorbeelden zijn gericht op de werkvloer, maar het model is ook te gebruiken om leidinggevenden, managers en directeuren aan te spreken. Ieder mens heeft een reden voor zijn gedrag, soms levert dat gedrag alleen niet het afgeproken resultaat op. Met dit aanspreekmodel ondersteun je de ander om dit wel te kunnen bieden. Want het hogere doel is altijd heilig: weer veilig naar huis.
Voorbeeld ik-ik-jij-wij
1: Ik zie dat je met je handen in de machine zit terwijl je de LOTOTO-procedure niet volledig goed hebt toegepast. En dat nu we daar vorige week nog een toolbox
over gehad hebben waar jij bij was.
2: Als ik dat zie, voelt het alsof je veiligheid niet serieus neemt. En eigenlijk word ik er boos over. Want vorige week heb je tijdens de toolbox niet aangegeven dat je
LOTOTO niet overal op kunt toepassen.
3: Hoe is dat voor jou? Reactie: Dat is niet mijn bedoeling. Het is gewoon omslachtig om bij deze machine LOTOTO toe te passen. Er zijn twee sloten stuk. En mijn
teamleider spoort mij aan om de productie te halen.
4: Oké, dus als ik het goed begrijp zit jij met je handen in een draaiende machine omdat er twee sloten stuk zijn. En omdat je teamleider je aanspoort de productie
te halen. Terwijl we allemaal hebben afgesproken dat we ondanks tijdsdruk altijd de LOTOTO-procedure toepassen. Dus als we je leidinggevende vragen om deze twee
sloten te vervangen én we deze situatie met je teamleider bespreken, kunnen we afspreken dat deze gevaarlijke situatie niet meer plaatsvindt? Is dat goed
voor jou? Zullen we dit ook even samen bespreken met je teamleider? Want dan kunnen we weer voldoen aan de afspraak die we binnen dit bedrijf hebben. En die is
dat we te allen tijde de LOTOTO-procedure toepassen
Rick van der Heide is coach, hoger veiligheidskundige en directeur
Bronnen
Ofman, D., et al, Het is niet te geloven, van reactief naar creatief leiderschap, uitgeverij Servire, Utrecht/Antwerpen
Grip op gedrag door diepluisteren, R. van der Heide, Vakblad Arbo 5-2018